Wdrożenie HubSpot w Skriware. Case study

Skriware to marka działająca w branży edukacyjnej. Firma zajmuje się wyposażeniem szkół w nowoczesne laboratoria, które umożliwiają uczniom zapoznanie się z drukiem 3D, robotyką i programowaniem. Oprócz samego sprzętu Skriware zapewnia również wdrożenia i szkolenia z nowych technologii dla nauczycieli, by zapewnić szkołom i uczniom pełnię naukowego doświadczenia.

Skala działalności Skriware cały czas rośnie. Potrzebny był więc system CRM, który nie tylko spełni obecne potrzeby firmy, ale również będzie w stanie dostosować się do dynamiki rozwoju marki. Na początku zespół Skriware szukał systemu, który usprawni sprzedaż – pozwoli na lepsze zarządzanie procesami oraz poprawi wewnętrzną komunikację. Naturalnym wyborem był więc Sales Hub – klient zdecydował się na wersję Professional.

Na końcowym etapie wdrożenia, po przetestowaniu narzędzia „w warunkach bojowych”, HubSpot okazał się na tyle przydatnym oprogramowaniem, że Skriware postanowiło wykorzystać moc kolejnych modułów – Marketing Huba oraz Service Huba (obydwa również w wersji Professional).

W niniejszym case study przejdziemy po kolei przez wszystkie etapy wdrożenia, pokażemy wyzwania, z którymi przyszło nam zmierzyć się podczas pracy i zaprezentujemy efekty działań.

W ten sposób klient zyskał całościową platformę unifikującą marketing (zbieranie leadów i organizowanie społeczności), sprzedaż oraz obsługę posprzedażową – system zarówno idealnie dopasowany do aktualnej sytuacji organizacyjnej, jak i w pełni zdolny do adaptacji małych oraz dużych zmian w czasie rzeczywistym.

Jak wygląda wdrożenie HubSpota z Verseo?

Co do zasady, mechanika wdrożenia każdego Huba opiera się na kilku krokach:

• Implementacja techniczna systemu i ustawienie podstawowych rozwiązań.
• Konfiguracja HubSpota we współpracy z Kluczowymi Użytkownikami Klienta, by dostosować narzędzie do klienta.
• Szkolenia użytkowników, podczas których uczymy pracowników obsługi systemu.
• Finalne dopasowanie systemu i dodatkowe doszkolenie użytkowników na podstawie feedbacku zebranego podczas wdrożenia.
• Opcjonalnie wdrażamy również dodatkowe rozwiązania i integracje z zewnętrznymi systemami.

Wdrożenie Sales Hub

Pierwszym krokiem była konfiguracja techniczna HubSpot, podczas której zostały skonfigurowane wszystkie kluczowe funkcjonalności niezbędne do dalszego działania. Wśród nich można wymienić:

• ustawienie dwuetapowej weryfikacji przy logowaniu
• ustawienie informacji o firmie
• ustawienie walut
• podpięcie skrzynki grupowej i przypisanie do niej użytkowników
• podpięcie maila wszystkich użytkowników
• ustawienie celów dla zespołu sprzedażowego
• ustawienie odpowiednich widoków dla obiektów
• ustawienie listy wykluczonych maili i domen
• podpięcie kalendarza
• integracja z systemem Jira
• integracja z innymi systemami
• ustawienie zgodności z GDPR (RODO)
• podpięcie kodu śledzącego strony
• podpięcie domen

W trakcie konfiguracji technicznej zaistniała potrzeba, aby zaimportować do systemu firmy (czyli w tym przypadku szkoły i inne placówki edukacyjne), które były przechowywane w arkuszach Google Sheets. W tym celu należało wyekstrahować z kilkudziesięciu tysięcy rekordów tylko te, które chcieliśmy przenieść do HubSpota oraz odpowiednio przygotować plik pod import. W tym celu dane zostały zunifikowane i zestandaryzowane do odpowiednich formatów oraz umieszczone w odpowiednio nazwanych kolumnach.

HubSpot również musieliśmy przygotować pod import danych, co wymagało stworzenia dodatkowych pól z odpowiednimi typami. Przygotowany plik został zaimportowany finalnie do systemu. 

Po konfiguracji technicznej przeszliśmy do konfiguracji modułu Sales z kluczowymi użytkownikami, czyli umocowanymi do podejmowania decyzji o ustawieniach systemu, procesów i priorytetyzacji wdrażanych rozwiązań.

Zaczęliśmy od ustawienia 2 pipeline’ów sprzedażowych – dla obsługi klientów polskich oraz zagranicznych. W systemie zostały także umieszczone produkty, które są dołączane do deali.

Wyzwanie - automatyzacja pakietów produktów

Wystąpiła również potrzeba stworzenia pakietów produktów, które miałyby być dodawane automatycznie po zaznaczeniu w odpowiednim polu, że dana transakcja dotyczy zestawu.

Jako że automatyzacje w HubSpot nie obejmują produktów, musieliśmy rozwiązać to inaczej.

Postanowiliśmy stworzyć osobne pola z nazwami poszczególnych produktów. Osobnym polem była też nazwa paczki produktów.

Po wybraniu odpowiedniej paczki, liczby produktów zostały przydzielane do poszczególnych pól z ich nazwami. Musieliśmy również stworzyć pole rabatowe, które dzięki możliwościom calculated field w HubSpocie posłużyło do obliczania ceny rabatowej. Dzięki temu każdy pakiet w polu Bundle zawierającym nazwy paczek produktowych ma przypisaną cenę oraz powiązanie z przedmiotem. W polu rabat użytkownik może nadać odpowiedni procentowy rabat za daną paczkę. 

Całkowity rabat zostanie obliczony wtedy na bazie wzoru (cena produktu * rabat w %) /100. 

Następnie obliczamy całkowitą cenę deala za pomocą wzoru (cena produktu – całkowity rabat).

Obliczoną cenę dodajemy do pola ceny deala. Dzięki takiemu obejściu możemy poprzez wybór paczki przedmiotów oraz podanie procentowego rabatu dodać do deala customowo produkty, dodać cenę oraz obniżyć ją o określony procent. 

Następnie przeszkoliliśmy zespół z obsługi Sales Huba.

Wdrożenie Service Hub

Kolejnym etapem po wdrożeniu HubSpot Sales było wdrożenie modułu HubSpot Service. 

W celu właściwego wdrożenia modułu serwisowego zaplanowaliśmy spotkania, aby zidentyfikować potrzeby klienta obejmujące poszczególne funkcjonalności:

• dopracowanie założeń oraz ogólna budowa modułu serwisowego
• automatyzacja procesu zbierania ankiet satysfakcji klienta
• prezentacja funkcjonalności panelu klienta
• Chatboty połączone z bazą wiedzy
• raportowanie danych serwisowych 

W trakcie wdrożenia zaprezentowaliśmy wszystkie funkcjonalności modułu serwisowego oraz przedstawiliśmy je na podstawie potrzeb klienta. 

Klientowi zależało, aby połączyć chat z bazą wiedzy. W tym celu zaprezentowaliśmy, w jaki sposób tworzyć artykuły w udostępnianej klientom bazie wiedzy, jak podłączyć domenę w HubSpot aby można było ją opublikować w internecie oraz w jaki sposób podłączyć odpowiednie tematy z bazy wiedzy do chatu za pomocą funkcji automatyzacji chatu.

Wyzwanie – integracja transakcji z arkuszami Google

Na koniec po wszystkich wdrożeniach podjęliśmy się zadania integracji Deali oraz produktów z Google Sheets. 

Konieczne okazało się użycie API oraz stworzenie odpowiedniego skryptu, który: 

pobiera wszystkie deale z systemu łącznie z odpowiednimi polami,

pobiera powiązane z nimi produkty oraz ich liczbę,

dodaje odpowiednie pola z deali, łącznie z produktami i ich liczbami do arkusza Google

Po zbudowaniu funkcjonalności przyszła pora na szkoleniowe spotkania z zespołem Skriware.

Wdrożenie Marketing Hub



Niemal równocześnie z Service Hubem przygotowaliśmy plan wdrożenia Marketing Huba. Najpierw zajęliśmy się podstawami, czyli podpięciem domeny i subdomen, osadzeniem kodu HubSpota na stronie klienta i konfiguracją trackowania aktywności.

Kolejny krok to integracje – podpięliśmy do panelu konto Google Ads, co pozwoliło na śledzenie kampanii z poziomu HS, a także firmowe profile mediów społecznościowych. W tym przypadku był to Facebook, Twitter oraz LinkedIn. Dzięki temu od tej pory posty w social mediach mogą być dodawane bezpośrednio z jednego panelu w systemie CRM.

Jednym z najważniejszych narzędzi w Marketing Hubie jest system do wysyłki newsletterów – stworzyliśmy podstawowe szablony e-maili i zdefiniowaliśmy właściwości przypisania kontaktów do konkretnych grup. Razem z klientem przeprowadziliśmy konfigurację procesu przydzielania zgód marketingowych, by były zautomatyzowane i w pełni zgodne wymaganiami RODO. 

Ustawiliśmy również podstawowe workflows (przepływy pracy) oraz przeszkoliliśmy zespół Skriware z ich obsługi, dzięki czemu automatyzacja marketingu weszła na nowy poziom – z zyskiem dla klienta.

Wdrożenie objęło również jedną z największych sił modułu marketingowego HubSpota, czyli raportowanie wyników różnych działań promocyjnych i tworzenie rozbudowanych paneli z zestawieniami działań i ich efektów.

Wdrożyliśmy Skriware także w obsługę CMSa, który pozwala na szybkie stworzenie estetycznych i responsywnych landing page’y w akcjach marketingowych.