Wdrożenie HubSpot w Optimakers. Case study

Optimakers (do września 2022 marka znana była pod nazwą OptiMES) to istniejąca na rynku od ponad dekady firma, która zajmuje się tworzeniem oraz rozwojem własnego systemu do całościowego zarządzania produkcją i stanami magazynowymi, a także eksperckimi audytami i analizami procesów produkcyjnych w zewnętrznych firmach.

W związku z rozwojem brandu i zwiększeniem skali działalności okazało się, że dotychczasowe cyfrowe rozwiązania organizacyjne w Optimakers wymagały modernizacji. Pojawiła się potrzeba dostosowania się do ewoluującej rzeczywistości z jednoczesnym utrzymaniem maksymalnego porządku w wewnętrznych procesach, co od zawsze stanowiło dla marki priorytet. Z uwagi na rodzaj działalności, doskonała organizacja i systemowy przebieg informacji w projektach to kluczowe punkty, które pozwoliły marce zyskać przez lata rozpoznawalność i wyróżniającą sprawność realizacyjną. 

Rozwiązanie? Wdrożenie HubSpota z Verseo. System idealnie wpasowuje się w powyższe wymagania, a przy tym jest uniwersalny i podatny na późniejsze modyfikacje w celu dostosowania do bieżących potrzeb.

Jako że transparentność to nasze drugie imię, poniżej szczegółowo przedstawiamy cały proces wdrożeniowy, który przeprowadziliśmy w ostatnich kilku miesiącach. Jakie konkretnie czynności wykonaliśmy w tym przypadku? Na jakie trudności napotkaliśmy? Zapraszamy do case study! 

Klient zdecydował się na pakiet CRM Suite Starter. To opcja zawierająca HubSpot CRM oraz wszystkie 5 elementów HubSpota (tak zwanych Hubów), choć w podstawowej wersji Starter:

• Marketing Hub
• Sales Hub
• Service Hub
• CMS Hub
• Operations Hub.

Według cennika HS koszt subskrypcji takiego pakietu to 46 dolarów miesięcznie (41 dolarów przy rozliczeniu rocznym – dane na listopad 2022).

Etap 1. Przeniesienie danych z Bitrix24

Współpracę zaczęliśmy od konieczności przeniesienia danych, które znajdowały się w systemie Bitrix24 do systemu HubSpot. Były to przede wszystkim informacje o nagromadzonych przez lata leadach – blisko 3 tysiące rekordów z rubrykami, takimi jak między innymi:

• nazwa leada
• dane kontaktowe (nr telefonu, e-mail, adres firmy)
• stanowisko i personalia osoby kontaktowej
• komentarze
• pełna historia kontaktu – archiwalne rozmowy, ustalenia. 

Dane eksportowaliśmy z systemu do formatu .csv, który pozwala na import takiego arkusza do HubSpota. Po stworzeniu odpowiednich pól oraz imporcie kontaktów pojawił się problem z przeniesieniem historii kontaktu, oraz notatek przypisanych do rekordów. Na podstawie dokumentacji API stworzyliśmy więc skrypt, który pozwolił na wyeksportowanie również tej części danych i bezproblemowe przeniesienie ich do HS.

Etap 2. Wdrożenie HubSpota i szkolenie zespołu

Po przeniesieniu danych z systemu Bitrix24 można było przejść do kolejnego etapu, czyli implementacji HubSpota oraz przeszkolenie zespołu Optimakers z obsługi systemu.

W trakcie wdrożenia użytkownicy zostali zapoznani z podstawowymi obiektami systemu HubSpot. W ramach szkolenia przeprowadziliśmy ich przez wszystkie funkcjonalności dostępne w systemie związane z dealami, ticketami, kontaktami oraz firmami.

Dodatkowo wraz z klientem wypracowaliśmy pewne schematy działania w systemie, dzięki którym procesy związane z pozyskiwaniem leadów oraz pracą z klientem stały się bardziej przejrzyste, a co za tym idzie – efektywne. 

Dzięki wdrożeniu HubSpota pozyskiwanie leadów kontakt z prospektami oraz proces zamiany leada w klienta są znacznie lepiej kontrolowane niż do tej pory. Dodatkowo Optimakers zyskał wgląd w to, skąd pochodzą leady i jak wygląda ścieżka konwersji.

Etap 3. Raportowanie obsługi klienta

Na koniec zaistniała potrzeba stworzenia wygodnego systemu raportowania spraw związanych z obsługą klienta – takich jak czas poświęcony na rozwiązywanie problemów, przeglądu osób wykonujących pracę dla konkretnego klienta czy opis zadań. 

Do tych celów zaproponowaliśmy mechanizm polegający na dodawaniu do ticketów notatek z informacjami o liczbie przepracowanych godzin przez danego pracownika. Ticket może agregować wiele takich notatek. Notatki wyciągane następnie będą przez API, a dzięki parsowaniu tekstu system sam pobierze z nich kluczowe wartości niezbędne do raportowania czasu pracy. Dane docelowo mają trafiać do zewnętrznego systemu – na przykład Excela – gdzie zostałyby podsumowane oraz czytelnie zwizualizowane.